Eventplanung in Dresden
Bei der Eventplanung geht es um die genaue Planung einer Veranstaltung, wie etwa Konzerte, Ausstellungen oder auch Sportevents. Sowie die Kalkulation der entstehenden Kosten. Bei der Eventplanung müssen außerdem alle relevanten Sicherheitsmaßnahmen und alle gesetzlichen Regelungen berücksichtigt werden. Um die Veranstaltung konsequent uns professionell zu planen, spielt auch das Eventmanagement eine wichtige Rolle.
Um eine Eventplanung konsequent durchzuführen ist es ratsam sich eine entsprechende Checkliste anzulegen und diese abzuarbeiten. Solche Vorlagen findet man sehr schnell im Internet. Solch eine Checkliste sollte folgende Punkte beinhalten:
1. Das Konzept
Hier wird festgehalten um welche Art von Event es sich handelt, ob es eine Einzelveranstaltung, eine Veranstaltungsreihe oder ob es eine mehrtägige Veranstaltung ist und wenn ja wie viele Tage diese geht. Es muss der Zeitraum festgelegt werden (mit Ausweichtermin), der Ort der Veranstaltung (mit Ausweichort), die Zielgruppe der Teilnehmer, wie viele Teilnehmer zu erwarten sind und ganz wichtig die Dienstleister, zum Beispiel Musiker, Techniker, Fotografen usw.
Es ist ratsam schon im Vorfeld eine entsprechende Mailing Liste zu erstellen, damit alle Teilnehmer schnell und unkompliziert zum Planungsfortschritt der Veranstaltung zu informieren. Optional kann das Motto, die Kernbotschaft und der Angebotsschwerpunkt der Veranstaltung aufgelistet werden.
2. Auflagen
Hier wird aufgezählt ob die Veranstaltung vom Ordnungsamt genehmigt worden ist und ob weitere wichtige Auflagen wie Brandschutz, Sperrstunde, Fluchtwege, zuständige Feuerwehr und GEMA eingehalten werden.
3. Allgemeine Angaben
Hier werden Angaben zum Beispiel zum Kapital dargestellt, wie viel Prozent ist Eigenkapital und wie viel Prozent Fremdkapital. Des Weiteren wird näher auf die Location eingegangen, findet die Veranstaltung im Innern statt, in welcher Umgebung (Innenstadt oder im Grünen), gibt es eine Bühne oder ist die Veranstaltung in einer Halle usw.
Wichtigster Punkt hier ist das Rahmenprogramm der Veranstaltung. Hier muss aufgezeichnet werden wie viele Akteure es gibt, in welcher Zeit diese auftreten und wer der Verantwortliche ist. Ratsam ist es außerdem ein Notprogramm bereit zu halten. Man sollte außerdem ein Augenmerk auf Punkte legen, wie zum Beispiel die Versicherung (Absichern im Falle eines Unfalls während der Veranstaltung), das Delegieren von Aufgaben vor und während der Veranstaltung und das Budget (mit einer Kostenkontrolle).
4. Marketing
Ein besonderer Aspekt, den leider viele zu wenig beachten, ist das Marketing bei einer Eventplanung. Hier kommt es auf den richtigen Marketing Mix und die sorgfältige Auswahl der zur Verfügung stehenden Werbemittel an. Man kann schon zu recht günstigen Preisen über eine Online Druckerei Plakate, Poster oder Flyer erstellen und somit im Vorfeld auf die Veranstaltung aufmerksam machen. Aber auch das Online Marketing wird immer mehr benutzt. Ohne viel Aufwand und Kosten kann man die Möglichkeiten der Social Networks für ein erfolgreiches Internet Marketing nutzen.